AGB, Datenschutz & Sicherheit.

Kernfunktionen

• Kundenkonto anlegen und verwalten.
• Einen geschäftlichen Chatbot im Umfang des gebuchten Tarifs erstellen und betreiben.
• Eigene Texte sowie einfache, textbasierte PDF- oder TXT-Dokumente als Wissensgrundlage bereitstellen.
• Chatbot über einen individuellen öffentlichen Link für Kunden erreichbar machen.
• Tarif, Rechnungen und Abonnement verwalten.
• In den Tarifen Business und Pro gespeicherte Fragen und Antworten des eigenen Bots einsehen, sofern die Speicherung eingeschaltet ist.

1. Anbieter und Geltungsbereich

Anbieter ist IT-Bxboom, Fährstraße 217, 40221 Düsseldorf, Deutschland. Diese Bedingungen gelten für registrierte Nutzer, Testnutzer und Abonnenten der Websites bxboom.de und bxboom.com. Zwingende gesetzliche Rechte, insbesondere Verbraucherrechte, bleiben unberührt.

2. Leistungsbeschreibung

Nutzer können einen eigenen Kunden-Chatbot einrichten, Informationen zu ihrem Unternehmen bereitstellen und Kundenfragen über einen individuellen Link beantworten lassen. Die angebotenen Funktionen richten sich nach dem aktiven Tarif und dem aktuellen Leistungsumfang. Bestimmte Funktionen können eine gesonderte Aktivierung erfordern.

3. Registrierung und Nutzerkonto

Für die Verwaltung eines Bots ist ein Nutzerkonto erforderlich. Nutzer müssen zutreffende und aktuelle Angaben machen, ihre Zugangsdaten schützen und eine unberechtigte Nutzung unverzüglich melden. Verträge dürfen nur von volljährigen Personen oder wirksam vertretenen Unternehmen abgeschlossen werden.

4. Chatbot und öffentlicher Link

Ein aktiver Bot kann über einen individuellen Link öffentlich erreichbar sein. Dieser Link ist kein vertrauliches Zugangsmittel; jede Person mit dem Link kann Fragen stellen. Nutzer bestimmen selbst, wie sie ihren Link teilen und welche Informationen sie ihren Kunden zur Verfügung stellen. Bei Deaktivierung, Sperrung oder Beendigung des Tarifs kann der Link deaktiviert werden.

5. Nutzerinhalte und Nutzungsrechte

Nutzer behalten die Rechte an ihren bereitgestellten Inhalten. Sie gestatten BXBOOM, diese Inhalte im erforderlichen Umfang zu speichern, aufzubereiten und für die Antworten ihres Bots zu verwenden. Es dürfen nur rechtmäßig nutzbare Informationen eingestellt werden. Passwörter, Zugangscodes, vollständige Zahlungsdaten oder unzulässig erhobene personenbezogene Daten dürfen nicht als Bot-Wissen hinterlegt werden.

6. Verbotene Nutzung

• Rechtswidrige, betrügerische, täuschende, diskriminierende oder gewaltverherrlichende Inhalte.
• Betrugsversuche, Spam, automatisierter Missbrauch und Umgehung von Schutzmaßnahmen.
• Verletzungen von Urheberrechten, Markenrechten, Persönlichkeitsrechten oder Datenschutzrechten.
• Unzulässige Nutzung als Ersatz für medizinische, rechtliche, finanzielle oder sonstige gesetzlich regulierte Beratung.

7. Antworten und Verantwortung

Automatisch erstellte Antworten können unvollständig, veraltet oder fehlerhaft sein. Nutzer sind für die Richtigkeit, Aktualität und Rechtmäßigkeit der von ihnen bereitgestellten Informationen verantwortlich und sollen wichtige Antworten regelmäßig prüfen. BXBOOM garantiert keine vollständig fehlerfreien Antworten.

8. Verfügbarkeit und Wartung

BXBOOM bemüht sich um eine zuverlässige Bereitstellung, gewährleistet jedoch keine ununterbrochene Verfügbarkeit. Wartung, Sicherheitsmaßnahmen, Störungen und Ereignisse außerhalb des Einflussbereichs können die Nutzung vorübergehend einschränken.

9. Hostingstandort

Die zentrale Hosting-Umgebung von BXBOOM befindet sich in Deutschland. Für einzelne Leistungen, etwa Zahlungsabwicklung, Anmeldung, Kommunikation oder die Erstellung von Chatbot-Antworten, können externe Dienstleister beteiligt sein. Daraus folgt nicht, dass sämtliche Verarbeitungen ausschließlich in Deutschland stattfinden. Weitere Informationen enthält die Datenschutzerklärung.

10. Einsicht in Chatverläufe

Kunden der Tarife Business und Pro können gespeicherte Fragen und die zugehörigen Antworten ihres eigenen Bots im autorisierten Kundenbereich einsehen, sofern die Chat-Speicherung aktiviert ist. Gespeicherte Chatverläufe werden verschlüsselt abgelegt und nur nach entsprechender Berechtigungsprüfung zur Ansicht bereitgestellt. Im Tarif Starter ist diese Einsicht nicht enthalten. Bot-Betreiber müssen ihre Endkunden über eine etwaige Speicherung und Einsichtnahme informieren.

11. Sperrung und Vertragsbeendigung

Bei Zahlungsverzug, erheblichem Missbrauch, Sicherheitsrisiken, rechtswidrigen Inhalten oder schwerwiegenden Verstößen gegen diese Bedingungen kann BXBOOM den Zugang nach Maßgabe der gesetzlichen Vorschriften vorübergehend sperren oder beenden.

12. Haftung

BXBOOM haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei Schäden aus der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit sowie bei zwingender gesetzlicher Haftung. Bei leicht fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten ist die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt. Im Übrigen ist die Haftung im rechtlich zulässigen Umfang ausgeschlossen.

13. Änderungen und geltendes Recht

Wesentliche Änderungen der Vertragsbedingungen oder entgeltlichen Leistungen werden nach Maßgabe des anwendbaren Rechts bekannt gegeben. Es gilt deutsches Recht, wobei zwingende Verbraucherrechte des Aufenthaltsstaats unberührt bleiben. Gegenüber Unternehmern ist, soweit zulässig, Düsseldorf Gerichtsstand.

1. Zahlung und Abrechnung

Die drei Tarife werden monatlich abgerechnet. Die Zahlungsabwicklung erfolgt über den beim Abschluss ausgewiesenen Zahlungsdienstleister. Welche Steuern im konkreten Fall anfallen und welche Leistungen enthalten sind, wird vor dem verbindlichen Abschluss angezeigt. Gesetzliche Rechnungs- und Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

2. Kostenloser Testzugang vor dem Abonnement

• Vor Abschluss eines kostenpflichtigen Abonnements können Nutzer über die Abonnementseite einen kostenlosen Testzugang beantragen.
• Testanfragen werden manuell geprüft; BXBOOM bemüht sich um eine Rückmeldung innerhalb von 24 Stunden. Ein Anspruch auf Freischaltung besteht nicht.
• Ein genehmigter Testzugang ist kostenlos und gilt für den individuell bestätigten Zeitraum von maximal zwei Tagen.
• Während des Testzeitraums stehen die Funktionen und Leistungsgrenzen des Starter-Tarifs zur Verfügung.
• Das Vermitteln, Hinzufügen oder Aktualisieren von Bot-Wissen („Bot Teaching“) ist auf maximal drei Vorgänge pro Tag begrenzt. Das Tageslimit gilt für jeden Testtag separat; ungenutzte Vorgänge werden nicht auf den nächsten Tag übertragen.
• Der Testzugang endet mit Ablauf des genehmigten Zeitraums. Ein kostenpflichtiges Abonnement entsteht nur, wenn der Nutzer dieses ausdrücklich abschließt.
• Bei Missbrauch, mehrfachen Testanfragen oder Sicherheitsrisiken kann BXBOOM eine Anfrage ablehnen oder den Testzugang vorzeitig beenden, soweit rechtlich zulässig.

1. Ordentliche Kündigung

Monatsabonnements können jederzeit mit Wirkung zum Ende des aktuellen Abrechnungszeitraums gekündigt werden. Die Kündigung verhindert die nächste Verlängerung. Gesetzliche Rechte auf eine frühere Beendigung bleiben unberührt.

2. Automatische Verlängerung

Soweit beim Vertragsschluss nicht anders vereinbart, verlängert sich das Abonnement monatlich, bis es wirksam gekündigt wird. Für Verbraucher gelten die gesetzlichen Regelungen zu Laufzeit und Kündigung.

3. Widerrufsrecht

Verbrauchern kann bei online geschlossenen Verträgen grundsätzlich ein gesetzliches Widerrufsrecht von 14 Tagen ab Vertragsschluss zustehen. Für den Beginn der Leistung während der Widerrufsfrist und für einen gegebenenfalls geschuldeten Wertersatz gelten die gesetzlichen Regelungen. Ein etwaiges Erlöschen des Widerrufsrechts setzt die gesetzlichen Voraussetzungen voraus.

4. Erstattungen

Außerhalb gesetzlicher Ansprüche oder ausdrücklich zugesagter Kulanz erfolgt für einen bereits begonnenen Abrechnungsmonat grundsätzlich keine anteilige Erstattung. Zwingende Verbraucherrechte werden dadurch nicht eingeschränkt.

1. Umfang des Wissensdokuments

Für möglichst relevante und nachvollziehbare Antworten empfehlen wir eine ausführliche Wissensgrundlage mit mindestens 10 Textseiten und mindestens 20.000 Zeichen. Der Umfang ist eine Empfehlung für bessere Gesprächsqualität, keine Garantie für die Richtigkeit jeder Antwort. Veraltete oder widersprüchliche Angaben sollten vor dem Bereitstellen entfernt werden.

2. Geschäftsbereich in zwei Zeilen

Beschreiben Sie den Geschäftsbereich Ihres Unternehmens in genau zwei kurzen Zeilen mit insgesamt höchstens 120 Zeichen. Diese Beschreibung soll klar machen, wofür der Chatbot zuständig ist und welche Fragen er beantworten darf. Eine präzise Abgrenzung hilft, irrelevante Fragen zu vermeiden.

3. Geeignete Dateiformate

Stellen Sie sowohl die ausführliche Wissensgrundlage als auch die kurze Beschreibung des Geschäftsbereichs als einfache textbasierte PDF- oder TXT-Datei bereit. Verwenden Sie normal lesbaren, kopierbaren Text. Verzichten Sie auf Bilder, Fotos, gescannte Seiten, Emojis und ungewöhnliche Sonderzeichen oder Symbole wie @. Gliedern Sie die Inhalte mit klaren Überschriften und einfachen Absätzen.

4. Was die Wissensgrundlage enthalten sollte

• Firmenbeschreibung, angebotene Leistungen und Zielgruppe.
• Konkrete Produkte oder Dienstleistungen mit eindeutigen Beschreibungen.
• Preise, Zahlungsbedingungen und mögliche Zusatzkosten, soweit relevant.
• Öffnungszeiten, Standorte, Kontaktmöglichkeiten und Zuständigkeiten.
• Ablauf von Anfragen, Terminvereinbarungen, Buchungen, Änderungen und Stornierungen.
• Häufige Kundenfragen mit geprüften Antworten und verständlichen Beispielen.
• Geschäftsregeln, Ausschlüsse, Liefer- und Leistungsgrenzen sowie Eskalation an Mitarbeiter.

5. Qualität und regelmäßige Aktualisierung

Ein guter Chatbot benötigt nicht nur viel Text, sondern vor allem vollständige, eindeutige und konsistente Informationen. Formulieren Sie konkrete Antworten auf typische Fragen und erklären Sie Fachbegriffe einfach. Prüfen und aktualisieren Sie die Unterlagen regelmäßig, insbesondere bei Änderungen an Leistungen, Preisen, Terminen oder Ansprechpartnern.

6. Grenzen automatischer Antworten

Auch bei sorgfältig vorbereiteten Unterlagen kann ein Chatbot Fragen missverstehen oder nicht alle Einzelheiten richtig wiedergeben. Bei fehlenden Informationen sollte der Bot keine verbindlichen Zusagen machen. Für geschäftskritische Fälle ist ein Kontaktweg zu einer verantwortlichen Person vorzusehen.

1. Verantwortlicher

2. Kategorien verarbeiteter Daten

• Konto- und Profildaten wie Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und geschäftliche Kontaktdaten.
• Angaben zur Anmeldung, zum Tarif, zu Zahlungen und zur Kundenbetreuung.
• Vom Bot-Betreiber bereitgestellte Unternehmensinformationen und Wissensdokumente.
• Von Endkunden über den öffentlichen Chat eingegebene Fragen und die zugehörigen Bot-Antworten.
• Sicherheits- und Nutzungsinformationen, einschließlich IP-Adressen, soweit für den sicheren Betrieb erforderlich.
• Gespeicherte Chatverläufe, soweit die dafür vorgesehene Funktion aktiviert ist.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt zur Einrichtung und Bereitstellung des Kontos, zur Vertragserfüllung, zur Erbringung von Chatbot-Leistungen, für Zahlung und Kundenservice sowie zur Sicherheit, Missbrauchsprävention und Erfüllung gesetzlicher Pflichten. Rechtsgrundlagen sind je nach Verarbeitung insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b, c und f DSGVO und, sofern erforderlich, eine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

4. Hosting in Deutschland und weitere Empfänger

Die zentrale Hosting-Umgebung und die reguläre Speicherung der von BXBOOM selbst verwalteten Daten befinden sich in Deutschland. Für bestimmte Leistungen werden externe Dienstleister eingeschaltet. Zur Unterstützung der Chatbot-Antworten durch die OpenAI API können hierfür erforderliche Fragen und passende Auszüge aus der Bot-Wissensbasis an OpenAI übermittelt werden. Dabei kann es je nach Anbieter und vertraglicher Ausgestaltung auch zu einer Verarbeitung außerhalb Deutschlands oder des Europäischen Wirtschaftsraums kommen. Etwaige Drittlandübermittlungen erfolgen nach den gesetzlichen Anforderungen der DSGVO und mit den hierfür erforderlichen Schutzmaßnahmen. Die Angabe „Hosting in Deutschland“ bedeutet nicht, dass jede Verarbeitung ausschließlich in Deutschland stattfindet.

5. Kategorien externer Dienstleister

• Zahlungsdienstleister, insbesondere Stripe, für Zahlungen, Abonnements und Rechnungsreferenzen.
• Anmeldedienstleister, gegebenenfalls Google, wenn diese Anmeldemöglichkeit verwendet wird.
• Dienstleister für den Versand von Verifizierungs-, System- und Support-Nachrichten.
• Beauftragte Dienstleister zur Erstellung von Chatbot-Antworten, soweit dies für die Funktion erforderlich ist.
• Hosting- und Betriebsdienstleister für die Bereitstellung des Dienstes.

Soweit gesetzlich erforderlich, werden Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung geschlossen. Informationen zu konkreten Empfängern und gegebenenfalls internationalen Datenübermittlungen können unter [email protected] angefragt werden.

6. Verschlüsselte Chatverläufe und Einsichtsrechte

Sofern die Speicherung von Chatverläufen aktiviert ist, können die Fragen von Endkunden und die Antworten des Bots gespeichert werden. Diese gespeicherten Inhalte werden verschlüsselt abgelegt. Berechtigte Inhaber der Tarife Business und Pro können die gespeicherten Gespräche ihres eigenen Bots nach Anmeldung in lesbarer Form einsehen. Im Tarif Starter ist diese Einsicht nicht enthalten. Die Einsicht ist auf den jeweiligen Bot und berechtigte Personen begrenzt. Der Bot-Betreiber muss seine Endkunden transparent über die Speicherung und die Möglichkeit einer Einsichtnahme informieren und die dafür erforderliche Rechtsgrundlage sicherstellen.

7. Datenschutzrechtliche Rollen

Soweit Unternehmenskunden über ihren Bot personenbezogene Daten ihrer Endkunden für eigene Zwecke verarbeiten, sind sie grundsätzlich selbst für die rechtmäßige Verarbeitung und die Information ihrer Endkunden verantwortlich. BXBOOM kann insoweit als Auftragsverarbeiter handeln. Soweit erforderlich, ist vor dem Einsatz eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO abzuschließen.

8. Speicherdauer und Löschung

Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie dies für die genannten Zwecke, die Vertragserfüllung oder gesetzliche Pflichten erforderlich ist. Bei Kontolöschung werden aktive Bots und öffentliche Zugänge deaktiviert und aktive Wissens- und Nutzungsdaten grundsätzlich entfernt, soweit keine gesetzlichen Pflichten oder berechtigten Gründe entgegenstehen. Bestimmte Daten können bei entsprechender Rechtfertigung im Rahmen von Löschprozessen oder zur Rechtsverteidigung bis zu sechs Monate weiter vorgehalten werden; gesetzlich aufbewahrungspflichtige Unterlagen können länger aufbewahrt werden. Für Chatverläufe gelten die tatsächlich konfigurierten Aufbewahrungs- und Löschregeln.

9. Ihre Datenschutzrechte

Betroffene Personen können nach Maßgabe der DSGVO Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch verlangen sowie eine erteilte Einwilligung widerrufen. Es besteht außerdem ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde. Anfragen können an [email protected] gerichtet werden.

10. Cookies und ähnliche Funktionen

Die Website kann notwendige Funktionen zur Anmeldung, Spracheinstellung und sicheren Nutzung einsetzen. Nicht notwendige Analyse- oder Marketingfunktionen werden nur nach Maßgabe der geltenden Einwilligungsanforderungen genutzt.

Zugriffs- und Schutzmaßnahmen

• Vertrauliche Übertragung über gesicherte Verbindungen.
• Verschlüsselte Speicherung gespeicherter Chatfragen und Bot-Antworten.
• Einsicht in gespeicherte Gespräche nur für berechtigte Business- und Pro-Konten des jeweiligen Bots, sofern die Funktion aktiviert ist.
• Zugriff auf Verwaltungsbereiche nur nach Anmeldung und Berechtigungsprüfung.
• Schutzmaßnahmen gegen unzulässige Zugriffe und missbräuchliche Verwendung.

Pflichten der Nutzer

• Keine Passwörter, Zugangscodes, vollständigen Kartendaten oder andere Geheimnisse als Bot-Wissen hochladen.
• Nur Inhalte nutzen, die rechtmäßig veröffentlicht oder verarbeitet werden dürfen.
• Endkunden deutlich darüber informieren, wenn Chatverläufe gespeichert und durch den Bot-Betreiber eingesehen werden können.
• Unternehmensinformationen und Antworten regelmäßig überprüfen und aktualisieren.
• Mögliche Sicherheitsvorfälle unverzüglich an BXBOOM melden.

Websites

bxboom.de · bxboom.com